はじめに
業務マニュアル（ここでは社内のみで使用する資料という意味合いで捉えています）、皆さんも作る機会が多いのではと思います。私も様々な業務マニュアルを作ってきました。お客様ごとの業務フロー、ISO9001のための品質マニュアル、会社を辞める時の引き継ぎ用資料、対象も目的も様々です。
それら業務マニュアルの中身の作り方については、また別の機会で触れていきたいと考えています。今回は「業務マニュアルを作る時、何を使うか」つまりは、ソフトウェアの選択について考えていきたいと思います。
ちなみに私の場合は、エクセルを使うことが多かったです。ただ、エクセルがベストかというと、そうでもないな、とも思っています。
みなさんはどうでしょうか？
それぞれのソフトウェアを使う良し悪しを考えていきましょう。
Microsoft Excelを業務マニュアル作りで使う場合
私が業務マニュアル作りで一番使うことが多いソフトウェアです。
なぜExcelを使うか、ですが・・。
- 文章も、表も、画像も簡単に入れることができるし、レイアウトもコントロールしやすいから。
- リンクを貼りやすい。とくに、他のエクセルファイルの場所を絞った先へのリンクを繋げられるのが重宝する。
- 業務フローを図で入れやすいから。
- ひとつのファイルに複数のシートで構成できるので、シートによって内容を変えるなど使いやすい。
このような理由があるから、です。
ただ、デメリットがあるのも事実です。
- 掲載しているテキストデータなどをまとめてコピーして外部で再利用などがしづらい。
- セルの結合などをしがちなので、本来のExcelの強みであるデータベースとしての機能を果たせない。
- 図などを貼り付けする、シートを増やすなどで、１ファイルの容量が大きくなりがち。
- 上記の容量増大に伴い、ファイルが壊れやすい。
- そもそも自分以外の人がその業務マニュアルを使った時に使いづらい（構成を理解しづらい）ことがある。
このようなデメリット、というか、弊害、ですね。これが出てきてしまいます。
Excelについては、データベースとして使うのではなく、文書を作る際に使うことに対して、結構嫌悪感を持つシステムエンジニアの方などが多いのも事実です。
ですので、実は業務マニュアル作りにおいて、使うべきではないのかもしれません。
Microsoft Wordを業務マニュアルで使う場合
ISO9001のためにも使用する社内の品質マニュアルなどはWordで作ることが多かった記憶があります。きっと業務マニュアル作りでは、一番多く使われているソフトウェアではないでしょうか。
Wordの良さはなんでしょうか。
- 見出し設定することで、構成が分かりやすくなる。
- 基本の構成は文章中心になるため、コピー等で他ソフトウェアに流用しやすい。
- ある程度装飾もできるので、見せ方としても工夫ができる。
- ページ数が増えてもファイル自体は壊れづらい。
- 外部屁のハイパーリンクも貼れる。
ただ、Wordは少し癖のあるソフトウェアなので、慣れている人でないと使いこなせないというデメリットもあります。
- 画像や図を挿入すると、文章がずれるなど、レイアウトが思ったようにならない。
- プリントしたときの改行設定などがやりづらい。
- タブ設定などがうまくできないので、スペースを駆使して文頭を調整したりしてしまう。
など・・。
あとは、Excelの部分で書いたように、とあるExcelファイル内の指定場所へのリンクなどはできないので、外部データとの連携がしづらく、読み手にとって使い勝手の良い業務マニュアルにならないのでは、という懸念があります。
では、WordやExcel以外の選択肢はないのでしょうか？
HTML（WEBサイト）で業務マニュアルを作る
HTMLを駆使して、WEBサイト（社内だけがアクセスできるサイトを作る）内で業務マニュアルを作るというのはどうでしょうか。
HTMLを使いこなせないとできないじゃん、ともなりますが、このサイトでも使っているワードプレスであれば、ある程度使えば、HTMLの知識がなくても作れるようになりますので、専門的なスキルがなくても作ることができると思います。
各種ファイルもサイト内にアップできますので、業務マニュアル内でそのファイルをダウンロードなども可能です。また、そのファイルの画像をページ内に表示させながら、該当箇所の説明文なども加えることができます。
簡単な動画を作って、それを掲載しておくこともよさそうです。
動画編集ソフトがなくても、今はWindowsの機能で画面録画もできますので、実際のPC画面で該当資料を使っている様子を画面録画して、それを掲載するだけでも、見る側の理解度は上がります。
効果は出るのではないでしょうか。
まとめ
現時点での私の意見としては、「環境が整うのであれば」WEBページで業務マニュアルを作っていく、掲載していくことが一番よい、となります。
物は試し。一度チャレンジしてみてはいかがでしょうか？
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
